Các thủ tục đầu tiên khi sang Đức

Cảm nhận đầu tiên của mọi người khi đến Đức là sự thỏa mãn, hài lòng vì đã chọn đúng nơi để du học sau khi đã trải qua biết bao gian nan, phấn đấu để đạt được thành quả như ngày hôm nay. Đúng vậy, nước Đức là một nước văn minh hiện đại, một nhà nước được tổ chức tương đối chặt chẽ và ngăn ngắp. CHLB Đức là một chính phủ điện tử nên cơ sở dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trên mạng của chính phủ, chính vì vậy những yêu cầu về thủ tục hành chính ở đây là bắt buộc, tương đối phức tạp và mất thời gian cho bạn khi lần đầu đặt chân đến Đức. Tuy nhiên, có một thuận lợi tương đối lớn là quy trình giải quyết các thủ tục là rất nhanh gọn, hệ thống cơ sở dữ liệu và giấy tờ là thống nhất, website, các văn bản hướng dẫn chi tiết và đầy đủ, các thủ tục chỉ cần làm một lần duy nhất. Sau đây chúng tôi sẽ liệt kê các thủ tục cần thiết và đầu tiên bạn cần làm khi tới Đức. Danh sách liệt kê cố gắng tuân theo một thứ tự ưu tiên, nhưng các giấy tờ ở Đức có sự liên quan lẫn nhau nên một số mục có thể làm song song, trừ một số trường hợp đặc biệt chúng tôi sẽ nhấn mạnh. Sau khi liệt kê sẽ là hướng dẫn cụ thể cho từng hạng mục ở phía dưới.

1. Phải có một địa chỉ hòm thư, để có thể nhận thư từ các cơ quan và tổ chức của Đức.
2. Tìm và kí hợp đồng nhà
3. Nhập trường
4. Đăng kí hộ khẩu tại tòa thị chính (Anmeldung)
5. Làm hợp đồng bảo hiểm.
6. Gia hạn visa tại sở ngoại kiều
7. Mở tài khoản ngân hàng

1. Địa chỉ hòm thư. Đây là thứ đầu tiên quan trọng nhất bạn phải có trong tất cả các thủ tục giấy tờ ở Đức, vì các kết quả sẽ được trả lời hầu hết qua đường bưu điện. Nếu bạn đã có nhà thì là phương án tốt nhất, nếu không bạn có thể nhờ người thân và bạn bè, hoặc chủ nhà nơi bạn đang ở tạm trong thời gian đầu.

2. Tìm và kí hợp đồng nhà. Việc tìm nhà bạn có thể tham khảo hướng dẫn ở đây.
Thông thường trong một số hợp đồng thuê nhà sẽ cần số tài khoản ngân hàng để chủ nhà có thể trừ tiền hàng tháng (đặc biệt là của các hãng nhà lớn, tư nhân thì không cần thiết), nhưng nếu bạn chưa thể có tài khoản ngân hàng bạn cũng có thể khất và hẹn đưa họ sau. Một số hãng nhà có thể yêu cầu bạn xuất trình các giấy tờ như Visa, hộ chiếu, chứng minh thu nhập (có thể chứng minh bằng số tiền trong ngân hàng đối với diện du học tự túc, hoặc giấy chứng nhận học bổng), chứng nhận sinh viên (vì có thể có những ưu đãi dành cho riêng đối tượng này).

3. Nhập trường. Thủ tục của từng trường là khác nhau, các bạn nên tham khảo thêm website của trường hoặc trong hướng dẫn nhập học của thư mời. Thông thường yêu cầu các giấy tờ sau:
– Thư chấp nhận của trường hoặc thêm thư mời của Giáo sư hướng dẫn.
– Hộ chiếu
– Ảnh hộ chiếu
– Một số trường sẽ yêu cầu thêm chứng nhận đủ tiền trong tài khoản ngân hàng để theo học (nếu có học bổng thì trình ra)
– Nếu vào học chính thức trong Uni có thể họ sẽ yêu cầu cả hợp đồng bảo hiểm, nếu bạn chưa có, trường sẽ tư vấn cho bạn 1 số hãng bảo hiểm, khi đó có thể trường sẽ đứng ra làm cho bạn.
Sau khi nộp đầy đủ các giấy tờ trên bạn sẽ nhận được ngay các giấy tờ sau:
– Matriculation document (giấy chứng nhận nhập học). Cái này rất quan trọng khi bạn đi làm tất cả các loại giấy tờ khác, nên phải giữ cẩn thận, tốt nhất nên photo khi đi làm việc các nơi khác.
– Một mẫu hóa đơn để bạn mang ra ngân hàng nộp tiền phí học kì. Nếu bạn đã có tài khoản ngân hàng rồi thì có thể cung cấp luôn cho người nhận hồ sơ, họ sẽ tự động trừ tiền trong tài khoản của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản thì đợi khi nào có tài khoản thì đem mẫu này ra ngân hàng cho họ chuyển khoản.
Sau khi trường đã xác nhận việc đóng tiền, họ sẽ gửi thẻ sinh viên cho bạn qua đường bưu điện. Thẻ sinh viên dùng để vào cửa thư viện, ăn trong Mensa, photo, in tài liệu, trong thi cử, hay mua vé tàu xe trong thành phố đều được giảm giá, …

4. Đăng kí hộ khẩu tại tòa thị chính (Anmeldung). Sau khi đã có hợp đồng thuê nhà, bạn sẽ đi làm các thủ tục với tòa thị chính. Bạn nên vào trang web của thành phố để xem các giấy tờ phải mang theo. Thông thường các trang web của thành phố ở Đức rất dễ tìm kiếm. Ví dụ: Halle.de, Leipzig.de,…, cấu trúc luôn là tên thành phố kèm theo đuôi “.de”: www.stadt.de. Các giấy tờ mang theo thường bao gồm:
– Hộ chiếu, Visa tạm đi kèm bên trong.
– Hợp đồng thuê nhà.
– Giấy chứng nhận nhập học.
– Chứng nhận đủ tài chính trong tài khoản ngân hàng (hoặc chứng nhận học bổng).
Khi hoàn tất các thủ tục bạn sẽ được nhận được ngay giấy Anmeldung, sẽ được sử dụng khi bạn đi làm bảo hiểm, ngân hàng, và gia hạn visa…

5. Hợp đồng bảo hiểm.
Có 1 yêu cầu chồng chéo giữa hợp đồng bảo hiểm và gia hạn Visa, trong hồ sơ bảo hiểm phải có Visa dài hạn trên 1 năm (chỉ đối với bảo hiểm nhà nước), và trong hồ sơ gia hạn Visa bắt buộc phải có hợp đồng bảo hiểm. Chúng ta có thể làm như sau để tránh được các rắc rối này.
Phương án 1: bạn có thể mua tạm 1 bảo hiểm tư nhân trong 1 hoặc 2 tháng (điều này rất đơn giản, vì các hãng bảo hiểm tư nhân nhận hồ sơ online và gửi hợp đồng cho bạn trong thời gian rất ngắn). Sau đó bạn quay lại gia hạn Visa, tiếp theo đó bạn có thể làm hợp đồng với hãng nào tùy thích sau khi đã cắt hợp đồng bảo hiểm cũ.
Phương án 2: Bạn đến hãng bảo hiểm nhà nước bạn muốn làm hợp đồng, xin họ một giấy bảo lãnh, hoặc một hợp đồng tạm để hoàn thiện thủ tục Visa, họ sẽ làm ngay cho bạn. Hợp đồng bảo hiểm thường yêu cầu các giấy tờ sau: Hộ chiếu, Visa, ảnh (đối với bảo hiểm công), giấy chứng nhận nhập học, giấy chứng nhận thu nhập.

Chú ý, sau khi nhập trường, nếu bạn vẫn tiếp tục sử dụng gói bảo hiểm của tư nhân, thì sau đó bạn rất khó để có thể chuyển sang bảo hiểm của nhà nước. Vì vậy hãy suy nghĩ kĩ trước khi lựa chọn.

6. Gia hạn visa tại sở ngoại kiều. Sở ngoại kiều mỗi thành phố chỉ làm một số ngày nhất định trong tuần, và sẽ có bộ phận riêng dành cho đối tượng là sinh viên. Bạn có thể đặt lịch hẹn bằng email, điện thoại, hoặc đến trực tiếp bấm số xếp hàng. Cũng giống như hồ sơ Anmeldung tại tòa thị chính, sở ngoại kiều cũng có một website hướng dẫn các thủ tục và các mẫu đơn cần thiết. Các giấy tờ bao gồm:
– 1 bản khai theo mẫu có dán ảnh + 1 bản photo (mẫu đơn có thể download từ website của sở ngoại kiều, hoặc tốt nhất là lấy tại nơi nộp hồ sơ)
– 2 ảnh hộ chiếu.
– Anmeldung của tòa thị chính.
– Giấy nhập học, hoặc thư mời nhập học cũng được.
– Bảo hiểm.
– Chứng minh tài chính (tài khoản ngân hàng hoặc chứng nhận học bổng – đã được dịch công chứng sang tiếng Đức hoặc tiếng Anh).
– Hợp đồng thuê nhà.
– Hộ chiếu.
– Tiền lệ phí.
Việc gia hạn Visa nên làm trước 6 tuần trước khi hết thời hạn cũ. Thời gian gia hạn là 1 hay 2 năm tùy theo mục đích công việc, số tiền trong tài khoản, học bổng của bạn, thường là 1 năm cho đi học tự túc và 2 năm cho diện học bổng.

Trong các mẫu đơn của sở ngoại kiều, thông thường sẽ kèo theo thông tin về các hồ sơ cần phải nộp. Vì vậy các bạn nên đọc kĩ và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi nộp, tránh mất thời gian đáng tiếc.

7. Mở tài khoản ngân hàng. Trên nước Đức có rất nhiều ngân hàng nhưng 2 hệ thống nhà băng lớn nhất và phổ biến nhất phải kể đến là Deutsche Bank và Sparkasse, thể hiện ở các phương diện là số chi nhánh, số điểm rút tiền tự động, và việc hỗ trợ khách hàng. Bạn phải trả phí cho việc mở một tài khoản ngân hàng và sử dụng nó hàng năm. Tuy nhiên, nếu bạn là sinh viên dưới 30 tuổi, thì bạn được miễn lệ phí hàng năm, vì vậy hãy nhớ mang theo giấy nhập học khi đi làm thẻ ngân hàng.

Một số bạn đi du học tự túc thì đã phải mở tài khoản tại Việt Nam. Sau khi sang Đức và có địa chỉ nhận thư, bạn chỉ cần đến ngân hàng địa phương nơi bạn cư trú để làm các thủ tục nhận thẻ. Đối với những người chưa tài khoản ngân hàng của Đức thì cần chuẩn bị các giấy tờ sau: Hộ chiếu, giấy nhập học, Anmeldung nhà,
Chú ý: một số ngân hàng 6 tháng một lần yêu cầu bạn nộp giấy chứng nhận học kì (Immatrikulationsbescheinigung, giấy xác nhận bạn đã đóng tiền kì mới và vẫn đang theo học, nếu không sẽ bị trừ 15-20 euro tiền phí ngân hàng)

Trên đây là một số hướng dẫn sơ lược cho bạn, nếu có bất kì khó khăn gì trong việc làm thủ tục giấy tờ, bạn đừng ngại khi nhờ sự giúp đỡ của những người xung quanh, như bạn bè Việt Nam, đồng nghiệp trên trường, thư ký của giáo sư, phòng quản lý sinh viên quốc tế, hay có thể nhờ cả giáo sư hướng dẫn của bạn. Đức tính đáng quý của người Đức là rất nhiệt tình và chu đáo khi giúp đỡ người khác nên đừng ngại khi tìm đến họ.

Chúc các bạn gặp nhiều may mắn và học tập tốt.

Tác giả bài viết: Vũ Anh Tuấn